PROJEKT · WERKSTATT & DIGITALISIERUNG
KFZ Suchanek
Ein langsamer PC. Dahinter ein ganzer Betrieb ohne Struktur.
Gerufen wurde Kalsner Connect für einen Werkstatt-PC, der kaum noch startete. Schnell wurde klar: Das eigentliche Problem war nicht der Rechner, sondern der fehlende Überblick im Betrieb. Seitdem begleiten wir die freie Werkstatt in Bergneustadt Schritt für Schritt.
WO WIR GESTARTET SIND
Sichtbar war ein langsamer PC. Das eigentliche Problem lag tiefer.
Im Mai 2026 war der Werkstatt-PC kaum noch nutzbar. Die alte Website war veraltet. Nach der Betriebsübernahme liefen viele Verträge und Konten noch in alten Strukturen weiter.
Die Werkstatt lief als Ein-Mann-Betrieb. Reparieren, Telefon, Laufkundschaft, Teile und Rechnungen lagen in einer Hand.
Ein Tag Ende Juli: rund 20 Fahrzeuge auf dem Hof, rund 20 verpasste Anrufe, etwa zehn offene Nachrichten. Für Schlüssel und Unterlagen gab es kein festes System.
Damit war klar: Eine neue Website allein löst das nicht.
PROJEKTVERLAUF
Vom ersten Audit zum laufenden System.
Geschichte, System und nächste Ausbaustufe in einem belastbaren Verlauf.
01Mai 2026
Werkstatt-PC wieder arbeitsfähig
Der Rechner wurde aufgeräumt und modernisiert. Alte Programme, die ihn ausgebremst haben, sind raus. Der PC läuft wieder.
02Ende Juli 2026
Kurswechsel: erst der Betrieb, dann die Technik
Vor Ort zeigte sich: Nicht die Website ist der Engpass, sondern der Überblick im Alltag. Es entstand ein Plan mit klarer Reihenfolge.
03Juli/August 2026
Leistungskatalog und Softwareauswahl
Alle Werkstattleistungen wurden in einem Katalog geordnet. Parallel wurden sieben Werkstattsoftwares verglichen und eine Richtung festgelegt.
04August 2026
Website neu gebaut
Die alte Seite wurde nicht repariert, sondern komplett ersetzt. Mit stimmigen Angaben, klaren Leistungen und Kontaktformular.
05Ende August 2026IM AUSBAU
Werkstatt-Umbau in Planung
Der Blick geht über die Technik hinaus: Regale, Wartebereich, Beschilderung und Schlüsselsystem. Förder- und Finanzierungswege wurden geprüft. Eine Zusage gibt es noch nicht.
06September 2026IM AUSBAU
Website fertig, Umstellung läuft
Die neue Website ist fertig. Die Umstellung auf den öffentlichen Auftritt läuft noch.
07Nächste StufeNEXT
Werkstattsoftware in den Alltag bringen
Leistungskatalog freigeben, Lager zählen, die neue Software einrichten und die Kundendaten aus der Altsoftware sauber übernehmen.
WO WIR JETZT STEHEN
Keine Website mit Anhang. Ein Betrieb mit klarer Logik.
Werkstatt mit Überblick
Werkstatt-PC
modernisiert und wieder arbeitsfähig
Website
neu gebaut und fertig, Umstellung läuft
Leistungskatalog
alle Leistungen geordnet, Freigabe durch den Betrieb offen
Schlüssel & Aufträge
feste Fächer und Tagesablauf, Umsetzung vor Ort läuft
Werkstattsoftware
Auswahl getroffen, Einführung als nächster Schritt
Telefon & Termine
feste Rückrufzeit und realistische Terminplanung
DER WENDEPUNKT
Erst den Betrieb ordnen. Dann die Technik.
Anfangs ging es um PC, Website und Online-Termine. Dann zeigte sich: Ein Online-Kalender hilft nicht, wenn intern unklar ist, welches Auto gerade dran ist, was fehlt und welcher Schlüssel wohin gehört.
Deshalb haben wir den Kurs bewusst gedreht. Keine Software auf ungeordnete Abläufe setzen. Sonst wird das Durcheinander nur digital.
Aus einem IT-Auftrag wurde die Modernisierung eines ganzen Betriebs.
Betrieb vor SoftwareReihenfolge statt AktionismusEin-Mann-Betrieb im Blick
ABLÄUFE STATT ZETTEL
Ein Schlüsselboard ist auch ein System.
Jeder Schlüssel bekommt einen festen Platz mit klarem Status: sofort, bald, später, wartet auf Kunde, wartet auf Teile, fertig. Ein Blick reicht, und man weiß, wo jedes Auto steht.
Dazu kommen ein fester Tagesablauf mit ruhigen Arbeitsblöcken und einer festen Rückrufzeit, klare Regeln für die Annahme und getrennte Bereiche in der Werkstatt.
Termine richten sich nach echter Kapazität, nicht nach freien Kalenderzeilen. Das Konzept steht. Die Umsetzung vor Ort läuft.
feste Schlüsselfächerfeste RückrufzeitWerkstattbereicherealistische Termine
LEISTUNGSKATALOG
Erst aufräumen, dann umziehen.
In der Altsoftware waren Leistungen wie Reifenmontage wie Lagerartikel angelegt. Alles einfach zu übernehmen hätte die alten Fehler mitgenommen.
Kalsner Connect hat deshalb alle Werkstattleistungen neu geordnet: 764 Positionen, sauber getrennt von Material und Ersatzteilen. Die Preise sind so aufgebaut, dass Kunden sie auf Anhieb verstehen.
Aus diesem einen Katalog entstehen später die Leistungsübersicht auf der Website und die Grundlage für die Werkstattsoftware. Die Freigabe durch den Betrieb steht noch aus.
764 LeistungenLeistung und Material getrenntverständliche Preiseeine Quelle für alles
WERKSTATTSOFTWARE
Bewährte Software als Kern. Kein Eigenbau für die Kasse.
Sieben Werkstattsoftwares wurden nach festen Kriterien verglichen: Kasse, Rechnung, Steuerberater-Export, Werkstattplaner, Teilebestellung, Reifenlager und Eignung für einen Ein-Mann-Betrieb.
Eine eigene Kassenlösung haben wir bewusst ausgeschlossen. Was das Finanzamt prüft, gehört in bewährte Software.
Die bestehende Altsoftware wurde gesichtet. Kundendaten und Fahrzeuge sollen übernommen werden, nicht neu abgetippt. Das ist der nächste große Schritt.
7 Systeme verglichenEntscheidung nach KriterienDaten übernehmen statt abtippen
WEBSITE
Neu gebaut statt repariert.
Die alte Seite hatte eine falsche Telefonnummer, widersprüchliche Angaben und nur zwölf Leistungen.
Die neue Website zeigt klar, was die Werkstatt kann, und funktioniert auf dem Handy genauso gut wie am Rechner. Selbst der Cookie-Hinweis spricht Werkstattsprache: Werkzeugkasten, Serviceheft, Hebebühne.
Die Website ist fertig. Die Umstellung läuft.
STATUS
Was steht, was läuft und was als Nächstes kommt.
ERLEDIGT
- Werkstatt-PC wieder schnell
- Betrieb analysiert
- Plan mit klarer Reihenfolge
- Leistungskatalog erstellt
- Werkstattsoftware ausgewählt
- Website fertig
- Förderwege geprüft
LÄUFT
- Umstellung der Website
- Schlüsselboard und Tagesablauf vor Ort
- Werkstattbereiche
- Verträge und Konten ordnen
- Werkstatt-Umbau planen
ALS NÄCHSTES
- Leistungskatalog freigeben
- Lager zählen
- Werkstattsoftware einführen
- Kundendaten übernehmen
- Telefon und Termine anbinden
WO ES HINGEHT
Überblick statt möglichst viel Software.
HEUTE
- PC läuft
- klarer Plan
- Leistungskatalog
- Software ausgewählt
- Website fertig
NÄCHSTE STUFE
- Werkstattsoftware im Alltag
- Kundendaten übernommen
- Lager gezählt
- Werkstatt umgebaut
- feste Rückruf- und Terminzeiten
SPÄTER
- Werkstatt-Cockpit im Überblick
- Unterstützung am Telefon
- Terminanfrage über die Website
- Einarbeitung neuer Mitarbeiter
- Social Media
Das Projekt begann mit einem langsamen PC.
Heute geht es um Schlüssel, Aufträge, Leistungen und die Werkstatt selbst.
Vieles steht. Einiges läuft noch. Genau so steht es hier.
Läuft in Ihrem Betrieb auch mehr über Zettel als über Abläufe? Sprechen wir darüber.
Erstellt vonMarco Kalsner· Redaktion & TechnikStand: 26.10.2026 · Inhalte werden regelmäßig überprüft.
Rechtlicher Hinweis
Kalsner Connect
Die Inhalte auf kalsner.de dienen der allgemeinen Information über IT, Software, Netzwerke und digitale Werkzeuge. Sie ersetzen keine individuelle Beratung im Einzelfall und keine Rechts- oder Steuerberatung. Angaben zu Produkten, Diensten und KI-Werkzeugen entsprechen dem Stand der letzten Prüfung und können sich durch Updates der Anbieter jederzeit ändern. Wer Anleitungen an eigenen Systemen umsetzt, tut das in eigener Verantwortung — vorher Datensicherung.
WEITERLESEN
Verwandte Themen
WEITER GEHT'S
Passt auch dazu
PROJEKTE
Du möchtest ein ähnliches Problem lösen?
Erzähl mir, was heute nicht funktioniert. Daraus lässt sich meistens ziemlich schnell ableiten, was wirklich gebraucht wird.